Hava Araçları Yedek Parça Yönetiminde Stokları Azaltmanın 7 Yolu

HAVA ARAÇLARI YEDEK PARÇA YÖNETİMİNDE  STOKLARI AZALTMANIN YEDİ YOLU

Bu metin, yedek parça stok maliyetlerini düşürmek için uygulayabileceğiniz yedi adımdan oluşan bir eylem planı sunmaktadır. Bu adımların her biri, elinizde tuttuğunuz yedek parça sayısını, bunları tutma süresini veya her bir parçanın birim maliyetini azaltmayı amaçlamaktadır.

1. 1. Başkası Stok Tutsun veya Ödesin: Stok yatırımını en aza indirmenin en iyi yolu, yatırımı tamamen ortadan kaldırmaktır. Stok azaltımı, riske girmeden ve stoka tam erişim sağlayarak, başka birinin stoğu tutması ve/veya ödemesiyle gerçekleştirilebilir. Bu yaklaşım, bazen konsinye stoğu olarak bilinir ve hem mülkiyeti hem de stok yenileme yönetimini tedarikçilere devreder. Şirketiniz yalnızca kullandığı şeyi, kullandığı zaman öder.

Konsinye stoğu düzenlemesine girerek, stok yatırımı tedarikçilere kaydırılır. Ayrıca siparişleri ve yenilemeyi yönetmekten sorumludurlar, genellikle mutabık kalınan bir hizmet seviyesini karşılamaları gerekir. Bu hizmet seviyesi bir bulunabilirlik seviyesi veya tedarikçilerin stoklarında asla x sayıdan az birim olmaması olabilir.

Maliyet kaydırması nedeniyle, konsinye stokunun genellikle pahalı olduğu düşünülür. Teori, tedarikçilerin zaman içinde stok tutma maliyetini fiyat artışları yoluyla geri kazanmaya çalışacaklarıdır. Ancak iyi bir konsinye anlaşması yaparsanız bunun böyle olması gerekmez. İyi bir konsinye anlaşması, tedarik zinciri dinamiklerinde değişiklikler sağlamalı ve böylece genel bir maliyet avantajı sağlamalıdır. Tedarikçiler, işinizi kazanma konusunda emin olmak için maliyet tasarrufu olmadan stok mülkiyetinde bir değişikliği de kabul edebilirler, ancak bunu tedarik süreciniz aracılığıyla yönetmeniz gerekir.

Vendor-managed inventory (VMI) adı verilen biraz daha az etkili bir yaklaşım vardır. VMI ile siz stoğu önceden ödersiniz ancak yenileme ve yönetimi tedarikçilere devredersiniz. VMI, tedarikçilere stok kullanımına daha fazla görünürlük sağlar, bu da daha sonra stok seviyenizi en aza indirmek için tedarik zincirini daha iyi yönetebilmeleri gerektiği anlamına gelir.

Çalışan konsinye ve satıcı yönetilen düzenlemeleri oluşturmak için önemli bir çaba gereklidir, ancak ödülleri de aynı derecede büyüktür. İyi yapılandırılmış bir konsinye düzenlemesi, %100 stok azaltımı ve sürekli operasyonel tasarruf sağlayabilir.

2.Fazla ve Eski Stokların Satışı

İşletme Açısından Fazla ve Eski Stokların Önemi

İşleyiş açısından, fazla ve eski stok kalemleri genellikle acil durum yaratmadıklarından fazla ilgi görmezler. Bu nedenle, şirketlerin çoğu özel bir inceleme programı başlatmadıkça bu stoklara pek dikkat etmez. Günlük rutin yönetimde, bu stok kalemleri çoğunlukla göz ardı edilir ve odak noktası stok dışı kalan veya en azından yeniden sipariş edilmesi gereken kalemlerdir.

Ancak, unutulmamalıdır ki fazla ve eski stoklar işletmenize hiçbir fayda sağlamaz. Bu nedenle, normal stok yönetiminin bir parçası olarak bu kalemlerin elden çıkarılması gerekir. Muhasebe standartları eski stokların silinmesini gerektirdiğinden, bu kalemleri “pasif” bırakıp proaktif bir şekilde yönetmemek cazip gelebilir. Bu yaklaşım ise sadece kaçınılmazı erteler. Gerçek şu ki, şirketin sonunda harekete geçmesi gerekecektir. Genellikle gecikme ne kadar uzun olursa, sorun o kadar büyür ve çözüm için gereken adımları atmak o kadar zorlaşır.

Fazla stok, eskimiş olmaktan farklıdır. Çünkü hâlâ öğeye ihtiyacınız olabilir, ancak stokta çok fazla tutuyorsunuz. Bunun birkaç nedeni vardır:

• Sadece çok fazla sipariş vermiş olabilirsiniz.
• Yeniden stok yaptıktan sonra iadeler gelmiş olabilir.
• Emniyet stok seviyesini ayarlamış ve böylece “fazla” stok yaratmış olabilirsiniz.

Genel olarak, şirketler fazla stoğa tepki göstermekte yavaştır çünkü öğelerin sonunda kullanılacağına inanırlar. Asıl soru, ne kadar yakında?

• Aşırı Sipariş: Sipariş verirken ihtiyacınız olandan fazla sipariş vermiş olabilirsiniz. Bu durum, yanlış talep tahmini, stok seviyelerinin güncel olmaması gibi nedenlerden kaynaklanabilir.
• İade Sonrası Fazla Stok: Yeniden stok yaptıktan sonra beklenmedik iadeler gelmesi de fazla stok oluşturabilir. Bu iadeler, sipariş edilen ürünlerin iptal edilmesi, müşteri iadeleri veya ürünlerin hasarlı çıkması gibi durumlardan kaynaklanabilir.
• Emniyet Stok Seviyesi Ayarlaması: Emniyet stok seviyesini artırarak aslında “fazla” stok yaratmış olabilirsiniz. Emniyet stoku, beklenmeyen talep artışlarına veya tedarik gecikmelerine karşı tampon görevi görür. Ancak, emniyet stokunu çok fazla yükseltmek, elinizde ihtiyaçtan fazla ürün kalmasına neden olabilir.

Şirketler genellikle fazla stoka yavaş tepki verir, çünkü bu ürünlerin sonunda kullanılacağına inanırlar. Ancak asıl soru şudur: Ne zaman? Stok tutmanın yıllık maliyetinin stok değerinin %20’sinden fazlaya mal olabileceği söylenebilir. Bu nedenle, 100.000 dolarlık fazla stok üç yıl boyunca tutulursa, maliyet 60.000 dolardan fazla olabilir!

Hem fazla hem de eski stokları etkin bir şekilde yönetmek için sıkı ve zamanında bir yaklaşım benimsemek önemlidir. Bu bazen zor kararlar alınmasını gerektirebilir ancak iyi stok yönetimi uygulamalarının temel taşlarından biridir.

3.Yedek Parça Stoklarında Tekrarın Giderilmesi

Yedek parçalarda tekrar olması, tanım gereği şirketinize operasyonel bir değer katmaz, ancak aynı zamanda stok maliyetinizi yükseltir. Bu nedenle, envanter azaltma çalışmalarında yedek parça tekrarları önemli bir hedef olmalıdır.

Stok sistemlerinde parça tekrarının çeşitli biçimleri olabilir:

• Tek Mağazada Tekrar: Aynı veya benzer parçalar farklı parça numaralarıyla tek bir mağazada kayıtlı olabilir.
• Zincir Mağazalarda Tekrar: Aynı veya benzer parçalar birden fazla şubede tekrarlı olarak bulunabilir.

Bilgisayar kullanımı envanter yönetimini kolaylaştırıyor olsa da, binlerce kalemden oluşan envanterlerin takibi zor olabilir. Kimse eldeki tüm parçaların tam olarak ne olduğunu bilmiyor olabilir. Aynı zamanda, stokta bulundurulması gereken parçalar konusunda birden fazla kişi karar verebilir. Bu karmaşıklık, parça tekrarlarının oluşmasına neden olur. Buradaki mesaj basit: Tekrarları tespit edin ve ortadan kaldırın.

Tekrarın asıl sorunu, parçanın iki farklı kodla kayıtlı olması değildir. Asıl sorun, tekrarın emniyet stokunu artırmasıdır. (Genel bir kural olarak, emniyet stok seviyesi, stok bulundurma noktası sayısının karekökü ile orantılı olarak artar.) Bu nedenle, tekrarları ortadan kaldırmak, operasyonel kullanım için gerekli olan asıl döngü stok seviyesini düşürmez; bunun yerine, fazladan tutulan emniyet stoklarını azaltır. Bu durum, tekrarlayan parçalar tek bir depolama alanında tutulsa bile geçerlidir. Dolayısıyla, tekrarı yalnızca zincir mağazalar arasında bir sorun olarak düşünmeyin.

Tekrarları gidermenin faydası sadece emniyet stoklarından ibaret değildir. Aynı zamanda, stok takibi, sayımı ve yönetimi için gereken parça çeşidi azaltılarak envanter yönetim maliyetlerini düşürür.

4.Emniyet Stok Seviyesini Etkileyen Faktörlerin Değiştirilmesi

Envanter yönetiminde emniyet stoku, arz ve talepteki dalgalanmalar arasında tampon görevi görür. Emniyet stok seviyesi, yeniden sipariş noktasına ulaşıldıktan ve beklenen tedarik süresi ve talep göz önünde bulundurulduktan sonra, stok seviyesinin yeniden sipariş zamanında emniyet stok seviyesine ulaşmasını sağlayacak şekilde belirlenir. Ancak beklenenden daha fazla talep olması veya tedarik süresinin uzaması durumunda ne olur? İşte tam da bu noktada emniyet stoku devreye girer. Emniyet stokunun var olma amacı, beklenmeyen tedarik süresi gecikmelerine veya ek talebe karşı bir tampon oluşturmaktır. Mükemmel bir dünyada, emniyet stokunun hiç kullanılmaması gerekir.

Bu durum, emniyet stokunun belirli bir amaca hizmet ettiğini ve bu amacı yerine getirmesini sağlamak için yönetilmesi gerektiğini gösterir. Emniyet stokunu, her ihtimale karşı bulundurulan fazladan stok olarak görmemek gerekir.

5. Emniyet Stok Yatırımını Azaltma Yöntemleri

Emniyet stok seviyesi için gerekli yatırımı azaltmanın birkaç yolu vardır ve bu durum aslında stok kullanılabilirliğini veya tampon görevi görmesini engellemez. Emniyet stok seviyesini düşürmenin beş yolu vardır:

1. Yeniden Doldurma Hızını ve Güvenilirliğini Artırın: Daha hızlı ve daha güvenilir bir yeniden doldurma süreci, emniyet stokunu azaltmanıza olanak sağlar. Bu sayede stoklarınızda daha az yedek parça bulundurmanız yeterli olur.
2. Talep Desenini Düzgünleştirin: İnsan veya süreç kaynaklı talep dalgalanmalarını azaltarak talep desenini düzeltin. Bu, sipariş miktarlarını tahmin etmeyi kolaylaştırır ve emniyet stokunu düşürmenize yardımcı olur.
3. Yalnızca Gerekli Miktarda Stok Bulundurun: Mevcut duruma uygun doğru emniyet stok seviyesini belirleyin. Gereğinden fazla emniyet stoku bulundurmak, işletme maliyetlerini artırır.
4. Değişen Koşulları Belirleyin: Emniyet stok seviyesinin her zaman mevcut duruma uygun olduğundan emin olun. Talep miktarı, tedarik süresi gibi faktörlerde meydana gelen değişiklikleri göz önünde bulundurarak emniyet stok seviyesini güncelleyin.
5. Daha Az Stok Tutma Noktası Kullanın: Stok tutma noktası sayısını azaltmak, emniyet stok ihtiyacını azaltır. Daha az depo veya stoklama alanı kullanarak emniyet stokunuzu düşürebilirsiniz.

Bu beş yöntemin mantığını uygulayarak, stok kullanılabilirliğini olumsuz etkilemeden emniyet stok seviyenizi güvenli bir şekilde azaltabilirsiniz.

5.Yedek Parça Sipariş Miktarını Azaltma

Envanter yönetiminde, belirli bir dönemde elinizde bulundurduğunuz ortalama stok miktarı, hem emniyet stok seviyesine hem de yeniden sipariş miktarına bağlıdır. 5. adım, ortalama stok tutumuzu azaltmak için yeniden sipariş miktarını düşürmeye odaklanır.

Yeniden sipariş miktarını azaltmanın envanter yönetimi üzerinde iki etkisi vardır:

• Eldeki stok miktarını azaltır.
• Stok miktarı azaldıkça, aynı bulunabilirlik seviyesini korumak için sipariş sıklığı artırılmalıdır. Sipariş sıklığındaki artışın zorlayıcı olmadığını varsayarsak, sipariş edilen miktarı değiştirmek, stok tutumu hızlı bir şekilde azaltmanın ve riski artırmamanın etkili bir yoludur.

Bu eylem riski artırmaz çünkü bu eylem, döngü stoku ve emniyet stoku yerine, envanterin yeniden doldurma kısmı üzerinde çalışır. Stok bitmesi riski büyük ölçüde yeniden sipariş noktasından (ROP) kaynaklanır, yeniden sipariş miktarından (ROQ) değil. Bu nedenle, riskiniz değişmemiştir.

Bu adım, envanter azaltma araç takımınızın önemli bir parçasıdır çünkü bir sonraki sipariş döngüsü için stok tutumu üzerinde en fazla etkiye sahip olduğunuz noktada, yani daha fazla ürün satın almanız gerektiğinde devreye girer. Yeniden sipariş miktarlarınızı azaltarak, stok tutumu önemli ölçüde azaltabilirsiniz.

6. Yedek Parça Teslimatlarını Kullanıma Uygun Hale Getirme

Bugüne kadar ele aldığımız tüm adımlar, fiziksel olarak elinizde bulundurduğunuz parça sayısını azaltmanın yollarını içeriyordu. Ancak, stok tutma maliyetini etkileyen değişkenlerden biri de stokları elinizde tutma süresidir. Bu, envanteri satın almak için gereken işletme sermayesini finanse etmek zorunda olduğunuz süreyi (zaman zaman paranın zaman değeri olarak da adlandırılır) temsil eder. 6. adım bu sorunu ele almaktadır.

Yedek parça teslimatlarını kullanıma uyumlu hale getirmek, daha az parça stoklu tutmakla aynı etkiye sahiptir. Bunun nedeni, stokları elinizde tuttuğunuz süreyi kısaltırsanız, ortalama stok tutumu önemli ölçüde azaltabilir ve doğrudan stok tutma maliyetini etkileyebilirsiniz.

Bir parçaya ne kadar ihtiyaç duyacağınızı tahmin etmek ve teslimat zamanlamasını doğru yapmak çoğu zaman zor olabilir. Sonuçta, arz ve talep arasındaki tampon görevi görmesi için emniyet stoku bulunduruyorsunuz. Ancak, riski etkilemeden zamanlama hakkında karar verebileceğiniz durumlar vardır. Bunlar proje bazlı stoklarınızın, düzenli olarak kullandığınız parçaların veya planlı bakım faaliyetlerinin olduğu durumlardır. Bu durumlarda her birinin kullanım veya gereklilik tarihi oldukça iyi bilinmektedir.

Bu stokların tedarikini, kullanım zamanına yakın olacak şekilde planlayarak ortalama stok tutumu önemli ölçüde azaltılabilir. Bu yaklaşım, stok ihtiyaçları ve talep gereksinimleri hakkında biraz öngörüyle uygulanabilir. Bu, planlı stok kullanımına erişmek için bakım planlaması veya mühendislik ekibinizle işbirliği yapmanız anlamına gelir.

7. Yedek Parça Maliyetlerini Düşürmek

Yedi adımdan sonuncusu ve muhtemelen en bariz olanı, aynı zamanda en fazla gözden kaçırılanı olabilir.

Maliyet düşürücü eylemlerin çoğu, kar ve zarar üzerindeki etkileri nedeniyle bir öğenin maliyetini düşürmeyi hedefler. Bununla birlikte, maliyet düşürümleri işletme sermayesi ve envanter için gereken yatırımı da etkiler. Bu bölümde ele alınan diğer altı adım, stokta tutulan miktarı veya stokta tutma süresini azaltmayı amaçlamaktadır. 7. adım ise satın alma maliyetini ve dolayısıyla elinizde bulundurduğunuz toplam değeri azaltmaya yönelik çalışır.

Bu yaklaşımın normal bir maliyet düşürme faaliyetinden farklı bir nedeni yoktur; sadece başlangıç noktası farklıdır. Hedef, birim fiyatın kendisi olmayabilir, aksine teslimat maliyetleri de olabilir. Örneğin, stok tutma seviyesini etkilemeden teslimat birleştirilebilir mi? Daha yavaş teslimat yeterli olacakken hızlı teslimat için mi ödeme yapıyorsunuz? Stok satın alma maliyetini gözden geçirmek için uygulanabilecek yaklaşımlardan bazıları şunlardır:

• Miktar Konsolidasyonu: Farklı şubelerde veya tedarikçilerle birlikte olmak üzere stok miktarını yoğunlaştırma.
• Ürün Spesifikasyonu Gözden Geçirme: Ürün özelliklerinin maliyet açısından değerlendirilmesi. Gerekli olmayan özelliklerden kurtulmak maliyeti düşürebilir.
• Ortak Süreç İyileştirme: Siz ve tedarikçinizin birlikte tedarik sürecini iyileştirmesi maliyetleri düşürebilir.
• Paketleme: Farklı ürünleri bir araya paketlemek toplam maliyeti düşürebilir.
• Paketin Ayrılması: Bir paketteki gereksiz ürünlerden kurtulmak maliyeti düşürebilir.
• Tedarikçi Bazını Genişletme: Tedarikçi sayısını artırarak rekabeti artırmak ve potansiyel olarak daha iyi fiyatlar elde etmek.
• Tedarikçi Bazını Daraltma: Daha az tedarikçi ile çalışarak onlarla daha güçlü ilişkiler kurmak ve potansiyel olarak daha iyi fiyat koşulları elde etmek.
• Yeniden Pazarlık: Tedarikçilerinizle yeniden pazarlık ederek daha iyi fiyat koşulları elde etmeye çalışmak.

Doç .Dr. Vahap ÖNEN

İstanbul Topkapı Üniversitesi

Havacılık Yönetimi Bölüm Başkanı